Die Standardfunktion einer ePoststelle ist die elektronische Posteingangsbearbeitung. Briefe in Papierform werden eingescannt und eMails in einem Posteingangsordner validiert, archiviert und an die entsprechenden Empfänger weitergeleitet. Bei Bedarf werden die Adressaten zudem informiert, dass Dokumente auf einem Portal für sie bereitliegen. Bei einem Posteingang per E-Mail erfolgt vor der Weiterleitung noch eine Prüfung auf Viren. Damit endet die originäre Aufgabe einer digitalen Poststelle auch schon.
Durch die Verbindung einer ePoststelle mit einem Intranet lassen sich die Vorteile der Digitalisierung voll ausschöpfen. Die Einführung von medienbruchfreien Prozessen im Finanzinstitut führt dazu, dass sich Abläufe effizienter und kostengünstiger gestalten lassen. Voraussetzung dafür ist eine verfahrens- und organisationsübergreifende Digitalisierung der Kommunikations- und Dokumentationsvorgänge. Dies möchten wir im Folgenden an zwei Beispielen erläutern.
Vertragsunterlagen von Lieferanten oder Kunden
Im Verlauf einer Vertragsanbahnung ist die ePoststelle als Eingangsportal eines unterschriebenen Vertrags (sofern keine digitale Signatur erlaubt ist) ein Prozessbestandteil, der im Intranet integriert ist. Nachdem die Vertragsparteien sich einigen konnten und die Verträge unterschrieben eingegangen sind, werden diese gescannt und an den Ansprechpartner weitergeleitet. Dieser archiviert den Vertrag in der Dokumentenverwaltung (im Kernbankensystem) und kann zusätzlich Aufgaben bzw. Wiedervorlagen, z.B. bei zeitlich befristeten Verträgen, einrichten. Dies ist bei Leasingverträgen von Geschäftsfahrzeugen oder Handys sehr sinnvoll.
Workflow nach dem Eingang eines Briefs in der ePoststelle
Nach dem Posteingang wird das Dokument gescannt, die Metatags bzw. Metadaten werden ausgelesen und das Dokument anschließend an den zuständigen Ansprechpartner weitergeleitet. Die interne Verteilung eingehender Post erfolgt deutlich rasanter als es bei einer manuellen Poststelle üblich ist. Bei Abwesenheiten wird die Post automatisch an den im System hinterlegten Stellvertreter weitergeleitet. Aufgaben- und Erinnerungsfunktionen unterstützen bei der Bearbeitung der Eingangspost.
Interne Unternehmensprozesse beschleunigen: Mit der Bank-Media ePoststelle
Anhand der beiden Beispiele lässt sich belegen, dass die Bearbeitungsprozesse durch die Implementierung einer ePoststelle in ein Intranet wesentlich effizienter werden. Gerne stellen wir Ihnen die Bank-Media ePoststelle und unser Intranetportal vor. Sprechen Sie uns an!