Insbesondere bei großen Projekten mit vielen Teilnehmern und über verschiedene Standorte hinweg ist es oft sehr aufwendig, alle Teammitglieder auf dem neusten Stand zu halten, Aufgaben zu verteilen und Termine zu finden. Hier ist eine gemeinsame Kommunikations- und Arbeitsplattform von Vorteil, die Workflows transparent gestaltet und Dokumente zentral verwaltet. So wird die Zusammenarbeit digital, mobil, einfacher und schneller.
Auch heute noch arbeiten Teams gemeinsam an Projekten und nutzen dabei nicht die Vorteile einer modernen Social Collaboration Plattform. Wenn Fragen aufkommen oder der richtige Ansprechpartner gesucht wird, sind viele Telefonate oder E-Mails notwendig. Außerdem müssen Protokolle und Aufgaben in der Flut an E-Mails langwierig gesucht werden. Moderne und effiziente Zusammenarbeit sieht anders aus. Denn der digitale Arbeitsplatz von heute bietet jedem Mitarbeiter die Möglichkeit, unabhängig von Ort, Zeit und Endgerät zu arbeiten.
Auf die folgenden Vorteile einer Social Collaboration Plattform sollten Sie zukünftig nicht verzichten.
Transparente Kommunikation im Team
Alle Teammitglieder werden in einer Gruppe vereint und können schnell und effektiv miteinander kommunizieren. Alle Fragen, Antworten und Kommentare werden im Activity-Stream erfasst und sind für das gesamte Projektteam einsehbar. Da auch Nutzerprofile aller Teammitglieder abrufbar sind, können Ansprechpartner zu bestimmten Fachthemen gezielt aufgerufen und angeschrieben werden.
Insbesondere der Activity-Stream fördert die Zusammenarbeit im Projekt, da eine schnelle und übersichtliche Kommunikation ermöglicht wird. Zudem muss nicht jedes Mal bis zum nächsten Projektmeeting gewartet werden, um kleine Aufgaben abzustimmen. Das übliche E-Mail-Chaos und die Meetingflut werden signifikant reduziert.
Einsehbarkeit aller Dokumente und Protokolle
Je größer das Projektteam, desto wichtiger wird es, schnell und unkompliziert auf die aktuellsten Dokumente und Protokolle zugreifen zu können. Große E-Mail-Verteiler, in denen Dokumente hin und her geschickt werden und bei denen keiner mehr weiß, was denn nun der aktuelle Stand ist oder welche Aufgaben noch zu erledigen sind, gehören längst der Vergangenheit an.
Eine projektorientierte Dokumentenablage ermöglicht allen Teammitgliedern den Zugriff auf alle bereits veröffentlichten Dokumente. Damit jederzeit nachvollziehbar (z.B. an Protokollen) weitergearbeitet werden kann, werden neu hochgeladene Dokumente mit einer neuen Versionsnummer ausgestattet. Die alte Version geht dabei nicht verloren. Diese Arbeitsweise bietet maximale Übersichtlichkeit für alle Projektbeteiligten.
Einfache Arbeitsprozesse – Mehr Effizienz
Die immense Zeiteinsparung durch das strukturierte und versionierte Hochladen von Dokumenten ist der zentrale Vorteil gegenüber der „normalen“ Arbeit, die noch offline organisiert ist. Zudem sind alle einmal hochgeladenen Daten sicher und gehen nicht mehr verloren. Das Wissen ist teilbar und für jeden Beteiligten des Projektes zugänglich.
Die Vorteile der Social Collaboration helfen also allen Mitarbeitern dabei, das gewünschte Ziel gemeinsam strukturierter und schneller zu erreichen!
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