Egal ob das Projektteam in einer Filiale oder im Home Office arbeitet – je mobiler die Mitarbeiter werden, desto schwieriger fällt es, standortübergreifend Termine zu koordinieren und alle Teammitglieder stets auf dem gleichen Kenntnisstand zu halten. Auch eine schnelle Kommunikation in Form von Umfragen und Feedback lässt sich per E-Mail kaum sinnvoll bewerkstelligen. Daher möchten wir Ihnen 5 überzeugende Gründe für die Einführung eines Intranets aufzeigen.
Stellen Sie sich ein Intranetportal als eine Art private Website vor, auf der alle Nachrichten und Informationen zusammenlaufen. Die Daten und Informationen werden gesammelt gespeichert und sind jederzeit abrufbar. Die folgenden Vorteile werden Sie überzeugen!
1) Effizient kommunizieren:
Dass all Ihre Mitarbeiter zeit- und ortsunabhängig online miteinander kommunizieren können und zeitgleich Zugriff auf alle Dokumente haben, lässt sich problemlos über einen Activity Stream realisieren. Egal ob es darum geht, Aufgaben zu verteilen, Termine einzustellen oder eine Gruppe anzulegen – mit einem Intranet lässt sich die Zusammenarbeit vernetzen und effizient gestalten.
2) Erfolgreich zusammenarbeiten:
Wer heute noch Protokolle oder Dokumente per E-Mail an einen größeren Verteiler sendet, weiß, wie ärgerlich es ist, wenn man nach geraumer Zeit feststellt, dass man die falsche Version bearbeitet und versendet hat. Doch das muss nicht sein. Denn in einem modernen Intranet können mehrere Personen gemeinsam ein und dieselbe Datei bearbeiten – ganz ohne Versionskonflikte. Zudem ist sichergestellt, dass stets nur die aktuelle Version im Umlauf ist und bearbeitet werden kann.
3) Informationen schnell finden:
Eine globale Suchfunktion ermöglicht dem Anwender eine schnelle und unkomplizierte Suche nach den eingegebenen Suchbegriffen über alle installierten Applikationen im Intranetportal. Dabei werden alle Dokumente sowie Beiträge und Inhalte aus Social Collaboration Tools nach den gesuchten Begriffen abgescannt und in einer übersichtlichen Ergebnisliste dargestellt. Eine globale Suche lässt sich meist durch eigene Filtereinstellungen individuell anpassen und liefert somit noch detailliertere Suchergebnisse. Das steigert die Produktivität erheblich. Denn der Arbeitsaufwand für die tägliche Suche nach Dokumenten und Informationen wird deutlich reduziert.
4) Risiken eindämmen:
Mangels Alternativen gehen viele Mitarbeiter dazu über, Online-Tools für den Informations- und Datenaustausch zu nutzen. Dabei wird dann auf Plattformen wie Dropbox, Doodle oder Microsoft Teams zurückgegriffen, deren Datenschutzregelungen oft entgegen den deutschen DSGVO-Vorgaben stehen.
Durch die zentrale Verwaltung aller Informationen im Intranet wird zusätzlich sichergestellt, dass kein Wissen verloren geht, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. Denn alle Dokumente und Informationen werden lokal abgespeichert und bleiben dem Unternehmen auch dann noch erhalten, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.
5) Verwaltungskosten senken:
Wiederkehrende Anfragen oder Formulare lassen sich im Intranet bequem abbilden. So können z.B. Urlaubsanträge oder Bestellungen via Online-Formular integriert werden. Die nervige Zettelwirtschaft hat endlich ein Ende. Dank des Intranets können Sie sich somit eine Menge Verwaltungsaufwand ersparen. Auch das Onboarding neuer Mitarbeiter lässt sich über ein Intranet schneller und effizienter bewerkstelligen.
Gerne stellen wir Ihnen unsere Intranetlösung für Banken vor. Sprechen Sie uns an.