So bauen Sie ein modernes Intranet in ihrer Bank auf

So bauen Sie ein modernes Intranet in ihrer Bank auf

  • 29.08.2022 10:44
  • Marc Ruoß
  • IT-Consulting

Bei der Einführung eines modernen Intranets trifft das Sprichwort „Gut geplant ist halb gewonnen“ eindeutig zu. Eine gute Vorbereitung ermöglicht eine strukturierte Abarbeitung aller Projektphasen und unterstützt somit eine erfolgreiche Realisierung. Denn auch heute noch scheitern ca. 30 Prozent aller Digitalisierungsprojekte aufgrund einer unzureichenden Planung.

Während die technische Bereitstellung einer neuen Intranet-Plattform oft schnell und problemlos bewerkstelligt werden kann, bedarf es in einigen anderen Punkten etwas mehr an Abstimmung. So müssen u. a. Fragen zu der Funktionalität, den Zielgruppen und den Prozessen geklärt werden. Aber auch die Einteilung der Rollen und die Umsetzung der Einführung sollten gut durchdacht und vorab geplant werden.

 

Definition der Zielgruppen und Beteiligten

Der erste Schritt einer Planung eines Intranet-Projektes sollte stets die Definition der Zielgruppen und beteiligten Abteilungen sein. In diesem Schritt sollten Sie also festlegen, welche Personen zukünftig das Intranet nutzen sollen und welche Verantwortlichen aus den Abteilungen miteinbezogen werden müssen.

Hierbei sind meistens die wichtigste und entscheidendste Zielgruppe die Mitarbeiter. Ihre Mitarbeiter sind ausschlaggebend für den Erfolg des neuen Intranets. Dabei ist es absolut essenziell, dass Sie Ihre Zielgruppen stets kennen, um deren Bedürfnisse an das künftige Intranet anpassen zu können.

Ebenso müssen die Geschäftsleitung und das Management von der Notwendigkeit eines modernen Intranets überzeugt werden. Nur so können Sie sicherstellen, dass das entsprechende Budget zur Verfügung gestellt wird. Zudem sind beide Personen wichtige Multiplikatoren und leben öffentlich die neue Kommunikationskultur. 

Das Projektteam ist u. a. für die Planung, die Steuerung und den Rollout verantwortlich. Bei der Durchführung der Aufgaben wird das Team oft durch Projektmitglieder aus den verschiedenen Abteilungen unterstützt.

 

Die Projekteinteilung in drei Phasen

Die Aufteilung eines Projektes in drei Phasen hat sich in der Zukunft schon oft bewährt. Aus diesem Grund durchläuft fast jedes Intranet-Projekt folgende drei aufeinander aufbauende Phasen:

  1. Phase: Strategie

In der ersten Phase „Strategie” steht die Definition der Leitplanken für das Projekt im Vordergrund. Daher spielen hier besonders die klassischen Projektmanagement-Aufgaben eine zentrale Rolle. Dazu gehören u. a. folgende Aufgaben:

  • die Definition von Zielen und der Grundidee des Intranets
  • die Aufnahme der Funktionen in den Abteilungen
  • die Planung der notwendigen internen und externen Ressourcen
  • die Budgetplanung und -freigabe
  • die Informationsbeschaffung
  • die Technologieauswahl
  • das Nutzermanagement
  • die Funktionsbestimmung
  • die Interne Kommunikation mit Abteilungen

 

  1. Phase: Setup

In der Setup-Phase geht es schließlich um die Detailplanung und Umsetzung der Intranetlösung. Bei einer ready-to-run-Lösung ist die Einrichtung der Plattform schnell bewerkstelligt und der modulare Aufbau erlaubt, exakt die Funktionalitäten einzusetzen, die in der Planungsphase evaluiert wurden.

  1. Phase: Rollout und Weiterentwicklung

Jedes Projekt hat auch ein definiertes Ende. Mit dem erfolgreichen Launch eines neuen Intranets enden aber nicht die Aufgaben. Eine kontinuierliche Weiterentwicklung des Intranets ist unabdingbar, um das Intranet fortlaufend zu verbessern und z. B. Feedback der Nutzer umzusetzen. In der letzten Projektphase muss daher eine Überführung des Projektes in ein Programm („Intranet-Management”) stattfinden.

Trotz aller Planung und Vorbereitung sollten Sie allerdings nie vergessen, dass auch immer ungeplante Ereignisse auftreten können. Bleiben Sie daher stets agil und passen sich den neuen Gegebenheiten an.

Gerne unterstützen wir Sie von Beginn an bei der Planung, Umsetzung und Einführung einer Intranetplattform. Sprechen Sie uns an.

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