Die modernen Informations- und Kommunikationstechnologien haben die Arbeitswelt längst erobert. Der technologische Wandel ist auch in der Finanzbranche ein dynamischer Prozess, bei dem sich der Datenzugriff und die Datenverarbeitung sowie sämtliche Unternehmensprozesse tiefgreifend verändern. Das Ziel ist es, flexibler, schneller und effizienter zu werden.
Wollen Sie die Möglichkeiten der Digitalisierung sinnvoll nutzen, müssen Sie das Unternehmen als Ganzes betrachten. Denn einer der großen Vorteile einer Informationsplattform besteht in der Vernetzung und Zentralisierung von Daten.
1. Zentrale Informationsplattform für einheitliche Datenhaltung
Finanzinstitute nutzen häufig eine Vielzahl unterschiedlicher Anwendungen. Das hat einige wesentliche Nachteile: Die Programme können sich nicht oder nur beschränkt untereinander austauschen (sogenannte Insellösungen), die Bedienbarkeit und die Qualität der Daten leiden. Das Finden von Unterlagen in einer unübersichtlichen, dezentralen Ablage kostet täglich Unmengen von Zeit.
2. Mobiles Arbeiten im Homeoffice oder von unterwegs
Das mobile Arbeiten, losgelöst von einem festen Büroarbeitsplatz, ermöglicht zugleich die effektive Zusammenarbeit in Echtzeit. Das gilt insbesondere dann, wenn Mitarbeiter an verschiedenen Standorten eingesetzt werden. Durchgängige Prozesse fördern nicht zuletzt die Qualität und die Effizienz. Zudem reduziert eine smarte Arbeitsweise Übertragungsfehler und erhöht die Verarbeitungsgeschwindigkeit.
3. Unabhängigkeit von Endgeräten und Betriebssystemen
Die Frage nach Endgeräten ist eigentlich eine Frage von gestern. Ob Notebook, Tablet oder Smartphone – der Zugriff auf die zentrale Informationsplattform ist unabhängig vom Device und muss jederzeit vollkommen flexibel möglich sein. Dies setzt ein stringentes, responsives Design voraus.
4. Einfache und intuitive Bedienbarkeit
Damit sich alle Mitarbeiter schnell und ohne größere Einarbeitungszeit in einer Intranetplattform zurechtfinden, ist eine simple Benutzer- oder Bedienerfreundlichkeit unerlässlich. Die Oberfläche ist so konzipiert, dass applikationsübergreifende Funktionsbuttons stets an der gleichen Stelle sind. Dies unterstützt eine intuitive Usability.
Über ein Rollenmodell sieht jeder Mitarbeiter nur die Funktionen und Informationen, die für seine tägliche Arbeit erforderlich sind. Zusätzlich lassen sich auch Stellvertreterregelungen bei Abwesenheiten klar definieren.
5. Externer Zugriff via Private Inhouse Cloud
Die Private Inhouse Cloud ist eine unternehmenseigene und von dem Finanzinstitut selbst betriebene Cloud-Umgebung. Der Zugang ist beschränkt: Nur für das Unternehmen selbst und autorisierte Geschäftspartner. Der Zugriff erfolgt über das unternehmenseigene LAN/WLAN. Bei einer Private Cloud handelt es sich um eine effiziente, standardisierte und sichere IT-Betriebsumgebung unter Kontrolle des Finanzinstituts, die aber eine individuelle, auf die eigenen Geschäftsprozesse zugeschnittene Anpassung erlaubt.
6. Mobiles Arbeiten durch VPN
Auf Basis eines sicheren Internetzugangs und der Private Inhouse Cloud ist eine sichere und einfache Anbindung mobiler Mitarbeiter an das Firmennetzwerk möglich. Ein mehrstufiges Firewall-Konzept sowie die vom BSI geforderte Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) wird konsequent umgesetzt und erlaubt eine sichere VPN-Einwahl der Mitarbeiter.
7. Modulare Plattformen wachsen mit den Anforderungen
Der modulare Aufbau einer Intranetlösung ermöglicht es, einzelne Funktionsbereiche (Applikationen) je nach Leistungsanforderungen unkompliziert ins Portal zu integrieren.
Dabei gibt es zwei Möglichkeiten: Mittels sogenannter Low Code Lösungen lassen sich Applikationen per Drag & Drop entwickeln und neue oder bereits bestehende Prozesse sowie Workflows sehr einfach selbst erstellen und bei Bedarf an neue Anforderungen anpassen. Die Alternative sind fertige Applikationen, die Hersteller wie Bank-Media anbieten.
8. Gut geplant ist das A und O
Auch beim Thema Intranetportal und mobiles Arbeiten gilt: Wer gut vorbereitet in die Umsetzung startet, wird die Einführung erfolgreich gestalten. Changemanagement funktioniert nicht im Schnelldurchgang, Neues lässt sich nicht einfach über die vorhandenen Strukturen und Mitarbeiter stülpen. Diese müssen vielmehr neu gedacht und in den Veränderungsprozess miteinbezogen werden. Eine gute Planung bedeutet einen offenen Dialog mit allen Beteiligten.