Aus unserer Ideenwerkstatt: Die digitale Poststelle für Banken

Aus unserer Ideenwerkstatt: Die digitale Poststelle für Banken

  • 22.06.2021 08:13
  • Marc Ruoß
  • IT-Consulting

Die Zukunft ist digital. Warum nicht auch die hausinterne Poststelle? Aktuell werden in Finanzinstituten - je nach Größe - täglich mehrere hundert, tausend oder zehntausend eingehende Briefe, Verträge, Unterlagen von Kunden oder Werbeprospekte manuell sortiert und dann hausintern verteilt. Ist das noch zeitgemäß? Oder gehen diese Prozesse in der heutigen Zeit auch moderner und schneller?

Stellen Sie sich vor, alle papierbasierten Dokumente werden digital erfasst und dem Empfänger elektronisch zugestellt.  Was sich zunächst sehr einfach anhört, beinhaltet einen sehr hohen Komplexitätsgrad. Denn je nach Inhalt können Dokumente mehrere Mitarbeiter mit abweichenden Verantwortungsbereichen betreffen und es muss jederzeit sichergestellt sein, dass alle Dokumente auch den richtigen Empfänger erreichen. Eine ePoststelle muss folglich viele technologische Erfordernisse abbilden und dabei ein Höchstmaß an Flexibilität mitbringen, um prozessorientierte und organisatorische Änderungen umzusetzen.

Diese Vorteile bietet eine digitale Poststelle:

Schnelle Reaktionszeiten

Wichtige Informationen werden unverzüglich an die richtige Stelle weitergeleitet. Das steigert die Servicequalität beim Kunden. Die interne Verteilung eingehender Post erfolgt in einem Bruchteil der Zeit, die eine manuelle Poststelle benötigt. 

Verbesserte Zugänglichkeit

Alle Mitarbeiter, ob intern oder extern, haben Zugriff auf Dokumente und Daten von überall. Mit dem Bank-Media Informationsportal (LINK zu Apps) stellen wir eine wesentliche Grundfunktion bereits zur Verfügung. Alle Dokumente können außerdem unverzüglich nach ihrer Verarbeitung gesucht und gefunden werden, da zeitgleich mit der Verarbeitung auch eine Indexierung und Archivierung erfolgt.

Geringe Betriebskosten

Alle Mitarbeiter empfangen nur noch für sie relevante Dokumente. Zudem entfallen die Kosten für manuelle Verteilung und spätere Lagerung des Papiers. Der Platzbedarf für die Aufbewahrung und Verarbeitung eingehender Post sinkt.

Gesetzeskonforme Verarbeitung

Durch eine direkte Indizierung und Archivierung gemäß der gesetzlichen Vorschriften ist auch die Compliance stets gewährleistet.

Konsistente Informationsverarbeitung

Informationen werden unabhängig vom Originalformat digital verarbeitet.

Möglichkeit, die Postverarbeitung auszulagern (Outsourcing)

Um in Ihrer Bank möglichst viel Zeit zu sparen, können Sie die Postverarbeitung zudem auslagern. So müssen Sie sich nicht mehr selbst um das Scannen und Weiterleiten der Post kümmern.

Vorteile für die Umwelt

Der Vorteil für die Umwelt liegt auf der Hand: Ohne die unzähligen Briefe und Dokumente in Papierform sparen Sie in Ihrer Bank sowohl Papier als auch Tinte und Energie ein.

 

Es gibt viele gute Argumente für eine digitale Poststelle.  Deshalb möchten wir diesen anspruchsvollen Prozess weiterverfolgen und daraus eine Applikation entwickeln, die unser Informationsportal erweitert.
Sie haben Interesse an unserem Projekt? Dann schreiben Sie uns doch eine E-Mail an info@bankmedia.de und wir setzen uns mit Ihnen in Verbindung.

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